Sekarang ni, semakin ramai orang dah mula guna Google Sheets berbanding excel, satunya sebab percuma untuk dipasang di smartphone. Berbeza dengan excel, korang kena subscribe 365, baru boleh guna. Dalam korang buat kerja match data, find duplicate, mesti pernah jumpa situasi macam ni:

Ada No. ID, nama, daerah, jumlah bantuan atau maklumat lain dalam satu jadual, kemudian korang nak masukkan satu ID dan terus dapatkan maklumat yang berkaitan.

Biasanya orang terus fikir VLOOKUP.

Sebenarnya ada beberapa cara lain yang lebih fleksibel dan boleh menjadikan kerja dengan data jauh lebih mudah. Jom tengok 7 tips LOOKUP Google Sheets yang berguna untuk kerja harian.

1. Guna VLOOKUP Untuk Cari Data Dengan Cepat

Contohnya kita ada data:

ID Nama Daerah Bantuan
A001 Ahmad Kuala Terengganu RM500
A002 Siti Dungun RM700
A003 Ali Kemaman RM300

Kalau kita masukkan A002 di sel F2 dan nak dapatkan nama, boleh gunakan:

=VLOOKUP(F2,A2:D4,2,FALSE)

Hasilnya:

Siti

Nombor 2 bermaksud kita nak mengambil data daripada kolum kedua.

Kalau nak ambil daerah:

=VLOOKUP(F2,A2:D4,3,FALSE)

Nak ambil jumlah bantuan:

=VLOOKUP(F2,A2:D4,4,FALSE)

Petua: Letakkan FALSE untuk mendapatkan padanan yang tepat.

2. XLOOKUP Lebih Mudah Untuk Banyak Situasi

Kalau Google Sheets korang menyokong XLOOKUP, formula ini lebih mudah dibaca.

Contohnya:

=XLOOKUP(F2,A2:A4,B2:B4)

Maksudnya:

Cari nilai F2 dalam kolum A dan pulangkan nilai daripada kolum B.

Kalau F2 mengandungi A002, hasilnya:

Siti

Nak cari daerah pula:

=XLOOKUP(F2,A2:A4,C2:C4)

Nak cari jumlah bantuan:

=XLOOKUP(F2,A2:A4,D2:D4)

Ini lebih senang berbanding VLOOKUP kerana kita tidak perlu kira nombor kolum.

3. Elakkan Paparan #N/A Dengan IFNA

Ini antara masalah yang selalu berlaku.

Contohnya:

=XLOOKUP(F2,A2:A4,B2:B4)

Kalau F2 mengandungi ID yang tiada dalam jadual, mungkin keluar mesej ralat.

Supaya nampak lebih kemas, gunakan:

=IFNA(XLOOKUP(F2,A2:A4,B2:B4),"Tiada rekod")

Sekarang kalau ID tidak dijumpai, Google Sheets akan paparkan:

Tiada rekod

Lebih kemas terutama kalau spreadsheet tersebut akan digunakan oleh orang lain.

4. Nak Ambil Data Dari Sheet Lain Pun Boleh

Contohnya data asal berada dalam sheet bernama:

DATA

Manakala kita nak buat carian dalam sheet:

CARIAN

Formula boleh dibuat seperti:

=XLOOKUP(A2,DATA!A:A,DATA!B:B)

Maksudnya:

Cari nilai A2 dalam kolum A sheet DATA dan ambil maklumat daripada kolum B.

Ini sangat berguna kalau korang mempunyai satu sheet khas untuk data utama dan satu lagi sheet untuk carian atau dashboard.

5. Lookup Berdasarkan 2 Kriteria

Ini antara teknik yang lebih menarik.

Contohnya kita bukan sahaja nak cari berdasarkan ID, tetapi perlu cari berdasarkan:

  • ID
  • Tahun

Contoh:

ID Tahun Bantuan
A001 2025 RM500
A001 2026 RM700
A002 2026 RM300

Kalau ID berada di F2 dan tahun di G2, kita boleh gunakan:

=XLOOKUP(F2&"|"&G2,A2:A4&"|"&B2:B4,C2:C4)

Contohnya:

F2 = A001
G2 = 2026

Hasil:

RM700

Teknik macam ini sangat berguna apabila satu ID boleh muncul lebih daripada sekali tetapi mempunyai tahun atau kategori yang berbeza.

6. Gabungkan Lookup Dengan ARRAYFORMULA

Kalau ada ratusan baris, takkan nak masukkan formula satu per satu.

Contohnya kita ada senarai ID dalam kolum A dan nak mendapatkan nama secara automatik dalam kolum B.

Dalam sesetengah struktur data, kita boleh menggunakan:

=ARRAYFORMULA(IF(A2:A="","",IFNA(VLOOKUP(A2:A,DATA!A:B,2,FALSE),"Tiada rekod")))

Sekarang apabila ID baru dimasukkan ke kolum A, formula boleh mengisi hasil carian secara automatik mengikut struktur tersebut.

Ini memang berguna untuk spreadsheet yang sentiasa menerima data baharu.

Petua: Sebelum menggunakan formula seperti ini pada data yang sangat besar, pastikan julat carian tidak dibuat terlalu berat tanpa keperluan.

7. INDEX + MATCH Untuk Carian Yang Lebih Fleksibel

Selain VLOOKUP dan XLOOKUP, satu lagi teknik popular ialah:

=INDEX(B2:B4,MATCH(F2,A2:A4,0))

Formula ini akan:

  1. Cari ID dalam kolum A menggunakan MATCH
  2. Tentukan kedudukan ID tersebut
  3. Ambil nama daripada kolum B menggunakan INDEX

Contohnya:

F2 = A003

Hasilnya:

Ali

Kelebihan teknik ini ialah struktur carian lebih fleksibel dan boleh digunakan dalam situasi yang tidak sesuai dengan VLOOKUP.

BONUS: Buat Kotak Carian Sendiri

Kalau korang selalu mencari data, cuba buat satu bahagian khas:

MASUKKAN ID:

[ A002 ]

Kemudian di bawahnya:

Nama: Siti
Daerah: Dungun
Bantuan: RM700

Formula XLOOKUP boleh digunakan untuk mengambil setiap maklumat secara automatik.

Dengan sedikit kemasan, Google Sheets boleh dijadikan macam sistem carian mini tanpa perlu buat aplikasi.

Nak Hafal Yang Mana Dulu?

Kalau baru belajar LOOKUP, jangan cuba hafal semua formula sekaligus.

Mulakan dengan tiga ini:

Formula Kegunaan
VLOOKUP Carian asas
XLOOKUP Carian lebih fleksibel
IFNA Elakkan paparan #N/A

Bila dah biasa, barulah cuba 2 kriteria, INDEX + MATCH dan ARRAYFORMULA.

LOOKUP sebenarnya bukan sekadar satu formula.

Dengan gabungan VLOOKUP, XLOOKUP, IFNA, INDEX + MATCH dan ARRAYFORMULA, kerja mencari data dalam Google Sheets boleh jadi jauh lebih mudah.

Kalau korang bekerja dengan data yang banyak, teknik macam ni memang boleh menjimatkan masa kerana tak perlu mencari maklumat secara manual satu per satu.

Kalau nak, cuba komen formula Google Sheets apa yang korang selalu pening nak buat. Mana tahu kita boleh jadikan petua seterusnya.