Kalau setiap hari kita bekerja dengan emel, dokumen, laporan, Excel atau kerja-kerja pentadbiran, sebenarnya banyak tugas yang boleh dibantu oleh ChatGPT. Bukan bermaksud ChatGPT akan menggantikan kerja kita.

Sebaliknya, ia boleh digunakan sebagai pembantu kerja untuk mempercepatkan perkara yang biasanya mengambil masa. Contohnya, daripada mengambil masa 30 minit untuk fikir bagaimana hendak menulis satu emel rasmi, kita boleh beri arahan kepada ChatGPT dan kemudian semak serta ubah hasilnya mengikut keadaan sebenar.

Berikut antara kegunaan ChatGPT yang boleh dicuba untuk kerja pejabat.

1. Menulis emel dengan lebih cepat

Tak tahu bagaimana hendak mulakan emel? Berikan sahaja maklumat asas kepada ChatGPT.

Contohnya:

"Tolong tulis emel kepada ketua jabatan untuk memaklumkan bahawa laporan bulanan telah siap. Gunakan bahasa sopan dan ringkas."

ChatGPT boleh menghasilkan draf yang kemudiannya kita semak sebelum dihantar. Ini berguna terutama apabila kita perlu menulis banyak emel dengan format yang hampir sama.

2. Ringkaskan dokumen yang panjang

Kadang-kadang kita menerima dokumen yang panjang tetapi hanya perlu mengetahui perkara penting.

Kita boleh masukkan teks atau dokumen yang dibenarkan untuk dikongsi dan minta ChatGPT:

"Ringkaskan dokumen ini kepada 5 perkara utama."

Atau:

"Senaraikan tindakan yang perlu dibuat berdasarkan dokumen ini."

Ini boleh membantu kita memahami isi utama dengan lebih cepat.

3. Tukarkan ayat biasa kepada bahasa lebih kemas

Contohnya kita tulis:

"Program tersebut telah dibuat dan ramai orang datang."

Kita boleh minta:

"Kemaskan ayat ini supaya sesuai dimasukkan dalam laporan rasmi."

ChatGPT boleh membantu memperkemaskan struktur ayat tanpa kita perlu memikirkan semula keseluruhan perenggan.

4. Cari idea untuk laporan

Buntu hendak mula menulis laporan?

Cuba beri konteks kepada ChatGPT.

Contohnya:

"Saya perlu menyediakan laporan program sehari. Cadangkan struktur laporan yang mengandungi pengenalan, objektif, aktiviti, pencapaian dan cadangan."

Daripada situ kita sudah mempunyai rangka asas.

Kemudian setiap bahagian boleh dikembangkan berdasarkan maklumat sebenar.

5. Buat minit mesyuarat

Kalau mempunyai nota mesyuarat yang berselerak, ChatGPT boleh membantu menyusunnya.

Contohnya:

"Susun nota mesyuarat ini menjadi format minit mesyuarat dengan tajuk agenda, perkara dibincangkan, keputusan dan tindakan."

Tetapi satu perkara penting — semak semula fakta dan keputusan mesyuarat sebelum digunakan sebagai dokumen rasmi.

AI boleh membantu menyusun maklumat, tetapi manusia masih perlu membuat semakan.

6. Bantu cari formula Excel

Ini salah satu kegunaan yang menarik untuk kerja pejabat. Contohnya kita mempunyai senarai nama dan tarikh lahir dan mahu mengira umur.

Daripada mencari formula satu persatu, kita boleh bertanya:

"Apakah formula Excel untuk mengira umur berdasarkan tarikh lahir?"

Atau lebih spesifik:

"Saya mempunyai tarikh lahir di sel A2. Berikan formula Excel untuk mengira umur dalam tahun."

Kita juga boleh meminta ChatGPT menerangkan kenapa formula tersebut digunakan. Ini sangat berguna untuk orang yang baru belajar Excel.

7. Semak kesalahan formula Excel

Kadang-kadang formula nampak betul tetapi hasilnya salah. Kita boleh berikan formula kepada ChatGPT dan terangkan apa yang kita mahu.

Contohnya:

"Formula XLOOKUP saya menghasilkan #N/A. Ini formula saya: ... Apakah kemungkinan masalah?"

ChatGPT boleh membantu menyemak beberapa kemungkinan seperti:

  • data tidak sama
  • ruang kosong
  • format nombor
  • teks dan nombor bercampur
  • range tidak betul
  • formula tidak tepat

Untuk masalah Excel yang kompleks, kita tetap perlu menguji formula tersebut dalam fail sebenar.

8. Buat idea pembentangan

Perlu menyediakan slide tetapi tidak tahu hendak masukkan apa?

Contohnya:

"Saya perlu menyediakan pembentangan 10 slaid mengenai pencapaian program. Cadangkan isi setiap slaid."

Daripada arahan ringkas itu, kita boleh mendapatkan struktur awal. Selepas itu, kita masukkan data sebenar dan ubah kandungan supaya sesuai dengan pembentangan.

9. Semak dan kemaskan teks

ChatGPT juga boleh digunakan seperti pembantu penyuntingan.

Contohnya:

"Semak teks ini dan betulkan ejaan serta tatabahasa tanpa mengubah maksud."

Atau:

"Jadikan teks ini lebih mudah difahami tetapi jangan terlalu formal."

Ini sangat sesuai untuk:

  • surat
  • laporan
  • pengumuman
  • memo
  • kapsyen media sosial
  • artikel blog

10. Buat checklist kerja

Ini antara kegunaan yang mudah tetapi sangat praktikal.

Contohnya:

"Buat checklist untuk persediaan mengadakan program sehari yang melibatkan 500 peserta."

ChatGPT boleh membantu menyusun perkara seperti:

  • pendaftaran
  • tempat
  • peralatan
  • makanan
  • petugas
  • bahan program
  • dokumentasi
  • hebahan
  • borang maklum balas

Kita kemudian boleh tambah atau buang perkara berdasarkan program sebenar.

Cara paling mudah menggunakan ChatGPT untuk kerja

Sebenarnya kita tidak perlu menggunakan arahan yang terlalu rumit. Gunakan formula mudah:

Tugas + konteks + hasil yang dikehendaki

Contohnya:

"Saya perlu menulis laporan program untuk dihantar kepada ketua jabatan. Program berlangsung selama satu hari dan melibatkan 300 peserta. Bantu saya buat rangka laporan yang ringkas dan kemas."

Lebih banyak konteks yang relevan diberikan, biasanya lebih mudah untuk mendapatkan hasil yang sesuai.

Jangan terus salin hasil AI

Ini perkara yang penting. ChatGPT boleh membantu menghasilkan draf, idea dan struktur, tetapi hasilnya tetap perlu disemak.

Terutamanya apabila melibatkan:

  • angka
  • nama orang
  • tarikh
  • fakta
  • laporan rasmi
  • dokumen organisasi
  • maklumat sulit

Jangan masukkan maklumat sulit atau data peribadi ke dalam AI tanpa memastikan penggunaan tersebut dibenarkan oleh organisasi dan dasar yang berkaitan.

Anggap ChatGPT sebagai pembantu, bukan sebagai orang yang membuat keputusan bagi pihak kita.

Kesimpulan

Sebenarnya banyak kerja pejabat yang boleh dipercepatkan dengan ChatGPT.

Daripada menulis emel, meringkaskan dokumen, membuat laporan, mencari formula Excel sehinggalah menyediakan idea pembentangan semuanya boleh dibantu dengan arahan yang betul.

Tak perlu menjadi pakar AI pun. Mulakan dengan satu kerja yang selalu mengambil masa setiap hari. Cuba minta ChatGPT membantu kerja tersebut, kemudian semak hasilnya.

Lama-kelamaan kita akan tahu sendiri tugas mana yang sesuai diserahkan kepada AI dan tugas mana yang masih memerlukan kita buat sendiri.